中学受験の調査書とは？先生への依頼の仕方や依頼文の書き方

「中学受験の調査書って何？」「先生にどうやってお願いすれば良く書いてもらえる？」といった疑問を抱いている方も多いでしょう。中学受験の調査書は合否に影響を与えるものですから、なるべく良いことを書いてもらいたいものですよね。中学受験の調査書は学校の先生に必ず記入してもらわなければいけないので、先生の印象を少しでもよくするためにも調査書のお願いは慎重にしましょう。

そこでこの記事では、中学受験業界を熟知した中学受験アンサー編集部が、中学受験の調査書について徹底的に解説していきます。先生への上手なお願いの仕方・依頼文の書き方についても詳しくご紹介していきますので是非参考にしてください。

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なお、小学校の通知表のことを指す内申書や、各教科の成績を5段階や10段階評価で点数化した内申点に関しての情報を知りたい場合は、下記の記事も参考にして下さい。

中学受験の調査書はいつ入手するのか

中学受験において調査書はどのタイミングで入手することになるのでしょう。

一般的には手に入るのは9月以降

どの学校でも秋以降の入試説明会で願書の配布や販売が始まります。その説明会で調査書についての説明も行われます。学校によっては願書と合わせて調査書が用意されている場合もありますし、願書のなかに担任の記入欄がある場合もあり、学校によって書式は様々です。

学校によっては、9月以降の説明会で入試概要の説明があるものの、願書の配布や販売は別で設定されることもあります。特にここ数年はコロナウイルスの影響もあり、入試のシステムも毎年のように変わる可能性が高いです。きちんと説明会の際に学校側の説明をしっかり聞いておくようにしましょう。

変更がある場合には早めにアナウンスがある

今まで調査書の提出がなかった学校が調査書の提出が必要になるというケースは滅多にありません。どちらかというと調査書の提出が必要だった学校が廃止するというケースが多いです。

しかし、調査書の形式が変わったり、先生の記入欄の増減があったり、調査書が廃止となり通知表のコピーのみの対応となったり、といった変更が起こることは少なくないです。変更がある場合には早めに説明会で案内がされます。そこで、受験学年になったらできるだけ説明会にはこまめに参加をしておきましょう。

調査書の作成はいつからどのようにお願いするか

調査書についての説明を受けたら、子どもの学校の先生に調査書のお願いをすることが必要になります。どのくらいの時期にどのような形でお願いすることが望ましいのでしょう。

12月に入って渡すのが一般的

9月に入り志望校から願書や調査書を受け取ったらすぐに学校に提出して作業に入ってもらいたいと思う人も少なくありません。しかし、調査書は小学校6年生の2学期(2期制の場合には冬休み前まで)の評価とその内容を書くものです。そのため早く渡しても担任も何も書くことができません。12月に入ったら渡すようにするのが望ましいです。

渡し方は子ども伝いに渡すのでも、保護者が渡すのでも問題ありません。保護者面談が12月の上旬から中旬にある場合には、面談で直接渡して依頼をするのが良いでしょう。個人面談が無い場合には12月は小6の担任にとって様々な業務で忙しい時期なので無理をして直接渡そうとする必要はないです。

受験生が多い地域の場合、早めに渡さないと希望日までに受け取れないのではないかと不安視する人もいるかもしれません。しかし、大切な書類を長く先生に預けるのは負担です。学校側も保管に気を遣う書類ですから、むやみに早めに渡すことは避けましょう。

小学校によっては受験生が多いことから学校主導で調査書の回収時期が指定されることもあります。混乱を防ぐために出席番号順に区切られて提出時期が決められたり、書類摘出の時期によって決められたりと様々です。学校主導の場合にはきちんときちんと事前調査など行い、きちんとすべての生徒の調査書提出に間に合うよう作業を進めてもらえるので、割り込んだりすることなく安心して指示に従うようにしましょう。

受験する予定の学校のものはすべて渡すようにする

受験校の決定は人によって時期が違います。早い段階から絞れていることもありますが、中には1月に入ってから志願者数を確認して最終的な受験校を決定するという人もいます。もしも直前まで受験する学校を迷う場合、調査書の提出が必要な学校があるなら、受験することが確定しなかったっとしても調査書の作成はお願いするようにしましょう。

直前に依頼をするようなことになった場合、担任にかなりの負担をかけることになります。担任としても、急に3日ほどで調査書の作成を依頼されるくらいなら、使わない可能性があったとしても事前に依頼を受けた方がまだ対応がしやすいです。受験校が完全に決まり切っていなかったとしても、調査書の提出がある学校を受験する場合には作成依頼をするようにしましょう。

調査書の依頼は一度にまとめて行う

調査書が複数校で必要な場合、先生の書き間違えや紛失対策として1校ずつ受け渡しをすることを考える保護者がいます。しかし1枚ずつのやり取りは先生の手間もかかりますし、紛失などのリスクが高くなりやすいです。そこで必ずすべてまとめて1度に依頼をするようにしましょう。

先生たちも重要書類ということを理解しており、他の生徒の書類と混ざらないようにするのはもちろんのこと、それぞれの生徒に適切な内容になるようしっかりと熟考して書類を作成してくれます。安心して任せましょう。

金品は贈らない

「忙しい中先生に手間をかけてしまうから」とか「少しでも調査書に良いことを書いて欲しいから」といった理由から調査書のお願いをする際や、記入してもらったお礼として金品を渡すことを検討する保護者も少なくありません。少しでも良いことを書いて欲しいと思うのも、お礼の気持ちを伝えたいと思うのも保護者であれば当然の気持ちではありますが、敢えて金品を送る必要はありません。

担任も受け取ることができないですし、断りの連絡を入れる手間をかけることになってしまいます。お願いする際に一筆添えたり、連絡帳や学校行事などの際にお礼を伝えたりするようにすれば十分です。

調査書作成は残業しての作業がほとんどであることを理解しておこう

調査書のような生徒の個人情報を扱うものは学校内でしか取り扱うことができません。そのため調査書の記入は学校で作業しなければならない決まりになっています。そのため受験生が多い場合や調査書の記入が多い場合には、残業をしたり休日出勤をしたりして作業をすることになります。

特に12月は成績表の作成をしながら調査書の記入もすることになるので土日も学校に出勤して作業を進める先生が多いです。生徒の合否にもかかわる書類なので、記入は緊張感が伴いますし、間違えないように注意して書き進めるので1つ1つの記入にはかなりの時間を要します。学校によっては校長や主任のチェックが入ることもあり、調査書の作成にはかなり時間と手間がかかっているのです。

金品こそ贈ることはできないですが、担任には迷惑をかけないよう、できるだけスムーズに依頼ができるよう心がけましょう。また、お礼はしっかり伝えるようにして、合格した際にはぜひ「先生のおかげで合格できました」ということも伝えるようにしましょう。

中学受験の調査書は受け取り方も様々

調査書の作成依頼の方法が学校によって違うケースがあるように、受け取り方法も学校によって様々です。学校からの指示を待つのは当然ですが、受験前は入試の準備もあり忙しいので、どのようなパターンがあるのか知っておくとスケジュールが立てやすくなります。

最も多いのは生徒が受け取って持ち帰るパターン

やはり、学校もできるだけ手間をかけないようにするため、生徒に預けるパターンが最も多いようです。連絡帳に挟んで渡したり、直接手渡しだったりと渡し方は担任や学校の方針で変わります。どのようなパターンでもきれいな状態で持ち帰ることができるよう、子どもに封筒やクリアファイル、調査書が入れられるサイズのエコバッグを持たせておくとよいでしょう。

調査書を渡した旨を連絡するかどうかも学校次第です。連絡帳に記入がされたり、担任から電話が入ったりすることもありますが、子どもに渡してそのままという学校も少なくありません。連絡を入れない場合も、事前にその旨を保護者会などで説明されるので、余計な問い合わせなどしないようにし、受け取り時期になったらこまめに子どもに確認するようにしましょう。

受け取りは保護者に手渡しというパターンも多い

大切な書類であるため、受け渡しのミスや不備が無いかの確認のため、受け取りについては保護者の来校が必要という小学校も意外と多いです。放課後に担任から受け取るパターンもありますが、中には小学校の事務所で事務員さんから受け取るというケースもあります。

直接受け取りについては、学校から受取日を指定されることもありますし、事前に受け取り希望日の調査がある場合もあり、受け取るまでの流れは様々です。こちらも学校からどのような流れになるか指示されるので、指示を確認しておきましょう。

調査書の依頼文の書き方

担任に調査書を渡す際、直接渡せる場合には「よろしくお願いいたします」と伝えることができます。しかし子ども伝いに渡すとなるとお願いをすることが難しいです。電話をかけることを考える保護者もいるかもしれないですが、担任も忙しいですし他の家庭からも連絡が入ることを考えるとかなりの負担になりますから、電話は避けたほうが良いでしょう。そこで子どもが渡す際に調査書に一筆添えて渡すようにしましょう。

調査書作成依頼の文は一筆箋か連絡帳に書く

調査書を作成の依頼を書くのは一筆箋でも連絡帳でも構いません。日頃から連絡事項がある場合には連絡帳でやり取りをしているなら、連絡帳に書くので十分です。調査書の作成をするからしっかりお願いしたい、と思う場合には一筆箋にメッセージを書いて調査書に添えるのでも良いでしょう。

調査書作成依頼文の文例

調査書の作成依頼ともなると慎重になりますし、調査書に影響しないよう無難な文章を書きたいと思うものです。基本的に一般的な依頼文を作成すれば問題ありません。もしも不安な場合には以下のような文例を基に自分に合ったものにして書くようにしましょう。

連絡帳への記入例

○○先生
いつもご指導ありがとうございます。
受験が迫ってまいり、○○中学校へ提出する調査書の作成が必要になりました。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、作成をお願いいたします。

一筆添える場合

寒さが厳しい季節となってまいりました。
○○先生もご多忙のことかと存じます。
さて、先日の面談でご相談させていただいた調査書の件ですが、家族で話し合った結果、■■中学を受験することで決まりました。
つきましては大変お手数をおかけいたしますが、■■中学へ提出するための調査書の作成をお願いしたいと存じます。
出願期間が△月△日から△日までとなっておりますので、□日までに作成いただけますと幸いです。
ご多用の中大変恐縮ですが何卒よろしくお願い致します。

できるだけ負担が減る用分かりやすい状態で渡す

一筆添えるだけでなく、先生が調査書作成をしやすいよう、できるだけわかりやすい状態にして渡すようにします。例えば、調査書のコピーを取って先生に記入してもらう場所にマーカーを引いておいたり、ポストイットを貼っておいたりしてわかりやすくしておくと記入ミスも防げますし、先生も確認作業が少なくて済みます。

他にも募集要項のコピーを添えて、調査書に関する記載がされている部分にマーカーを引いておくのも良いでしょう。他の生徒の調査書も作成していると書くべき内容や注意事項の見落としが出る心配もあります。保護者としても預けたものの先生がきちんとミスなく書いてくれるかということで不安にもなるでしょう。

受け取った旨のお礼も忘れずに

調査書をきちんと手元に受け取るまでは緊張しますし、先生にきちんと対応することを意識できていても、調査書を手にすると出願することで頭がいっぱいになって先生へのお礼を忘れてしまう人もいます。失礼にならないよう、きちんとお礼もするようにしましょう。

お礼については簡単な文章で問題ありません。連絡帳でやり取りができる場合には連絡帳に受け取った旨を書くので十分です。連絡帳が無い場合には一筆箋に書いた手紙を子どもに渡してもらうようにしましょう。

受け取ったお礼の例文

○○先生
いつもお世話になっております。
昨日、子どもから調査書を受け取りました。
お忙しい中作成ありがとうございました。

このように、簡単なもので良いのでしっかりとお礼を伝えることが大切です。

調査書の記載内容は確認できない

国公立や公立一貫校の場合には調査書の内容が合否に影響すると言われています。そのため調査書の内容が機になる保護者も少なくないでしょう。基本的には調査書の中は見ることができません。

調査書の封筒を開けるのも厳禁

調査書は作成した後、先生が記入後封をして渡してくるため剝がして中を確認するようなこともできません。中には願書を複数セット用意しておけば別の願書の封筒に入れることで調査書の封筒を開けても大丈夫と思う保護者もいます。

しかし、学校の割印を押す場所があったり、封筒と調査書にナンバリングがされていたりと、中学校側も調査書の封筒を空けられないようにするための工夫をしています。封筒を開けて中身を確認するようなことは絶対にやめましょう。

担任に見せてほしい旨を伝えるのも厳禁

「頼んだらもしかしたら見せてもらえるかも」と考えて調査書の中身を見せて欲しいとお願いする保護者もいますが、お願いすることもやめましょう。先生としても保護者が見ないからこそ書けることもあります。先生によっては内容を見たいと言われることに対して、信頼されていないと感じることもありますし、決して良い気持ちになるものではありません。

気になるのは保護者としては当然のことと言えますが、お願いしたい気持ちはグッと我慢するようにしましょう。調査書を作成する前に先生の心証を悪くするようなことをしても良いことは何もありません。しっかり信頼していること、負担をかけていることを理解して謙虚な姿勢で依頼することを心がけましょう。

見せてもらえるケースもあるが担任の裁量次第

たまに調査書を見せてもらえたというケースがあります。封をしたものと合わせてコピーを手渡されたり、提出前に先生から「これで問題ないか確認してほしい」と依頼されたり、とケースは様々です。

どのケースでもいえるのは、あくまでも担任からの配慮があってのことであり、保護者が依頼をして見せてもらえたわけではありません。中にはママ友や受験生の先輩が調査書を見せてもらえたという話をすることで先生に見せて欲しいとお願いするケースもありますが、他の人が見せてもらえたからということを引き合いにして依頼をすることも避けるべきです。担任の先生から見たいかと聞かれたとしても「全幅の信頼を寄せているので問題ありいません。よろしくお願いいたします。」と伝えるので問題ありません。

ただし、面接がある学校を受験する場合、調査書に書かれている内容を質問されることもあるので、もしも担任から調査書を見せてもらえるとか、何について書いたか教えてもらえるとかという打診があった場合には教えてもらうと面接対策ができるので有効です。ただし、この場合も無理にお願いするのではなく、あくまでも無理のない範囲でのお願いにしましょう。

中学受験直前期に総合点をアップさせて第一志望に合格させる方法

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まとめ

調査書は出願時に提出が求められるものなので神経をとがらせて取り扱うものです。学校の状況や受験をする生徒の比率によって学校の対応も変わります。学校からの指示に従い記入をしてもらいます。

できるだけ良いことを書いて欲しい、書かれた内容を見たいという気持ちが起こるのは当然ですが、グッと我慢して、先生も業務外で作業をしてくださっていることを忘れないようにしましょう。